Intranet – gotowy, czy szyty na miarę?

Co to jest intranet?
Wewnętrzna, odpowiednio zabezpieczona i oddzielona od otoczenia prywatna sieć komputerowa przedsiębiorstwa lub organizacji oparta o protokół internetowy TCP/IP oraz aplikacje internetowe typu miejsca webowe, przeglądarki, serwery FTP, itp. Intranet umożliwia pracownikom firmy współużytkowanie danych oraz wymianę informacji, dokumentów i poczty elektronicznej, przy czym komórki organizacyjne firmy mogą być znacznie oddalone od siebie mogą znajdować się w różnych miejscowościach czy krajach.

Dlaczego warto posiadać system intranetowy?
W obecnej dobie, posiadanie i wykorzystywanie systemu intranetowego jest niemal koniecznością.
Do głównych korzyści z wdrożenia systemu intranetowego należą:

• Obniżenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa,
• Usprawnienie komunikacji, zarządzania zasobami i dokumentami,
• Wprowadzenie elektronicznego obiegu informacji i korespondencji,
• Ułatwiona integracja i proces wdrażania nowych pracowników,
• Wytworzenie popytu na informację,
• Wsparcie w budowaniu kultury organizacyjnej,
• Kontrola dostępu do danych i zasobów dla właściwych grup pracowników,
• Rozbudowany system ról i uprawnień regulujący zakres dostępu do informacji,
• Stworzenie kluczowego dla kadry zarządzającej źródła wiedzy o stanie organizacji,
• Przyspieszenie procesów podejmowania decyzji,
• Udostępnienie wszystkich kluczowych informacji w jednym interfejsie użytkownika.

Dla kogo?
System intranetowy przeznaczony jest dla małych, średnich i dużych firm oraz instytucji, które:

• Chcą usprawnić działanie organizacji i obniżyć koszty jej funkcjonowania
• Wdrażają europejskie i światowe standardy zarządzania i komunikacji,
• Poznały wartość swoich dokumentów,
• Świadomie planują czas i wykorzystanie zasobów,
• Preferują przechowywanie dokumentów i publikacji w jednym repozytorium,
• Wiedzą, że siłą firmy są jej pracownicy,
• Dbają o wysoką jakość i szybkość obsługi klienta.

Gotowy, czy tworzony na miarę?
Jest to kluczowe pytanie pojawiające się w każdym przypadku, gdy mamy do czynienia z wdrożeniem naszego produktu. Wdrożenie naszego systemu każdorazowo poprzedzone jest etapem dokładnej analizy wymagań Klienta. Na podstawie tej analizy tworzona jest specyfikacja wymagań, która jest punktem wyjścia do uruchomienia kolejnego etapu, etapu projektowania systemu, a następnie do jego realizacji. Z reguły etap wstępny jest bardzo czasochłonny i niesie za sobą konieczność zaangażowania wielu zasobów po stronie Klienta. Bardzo często zdarza się tak, że w konsekwencji okazuje się, iż oczekiwane funkcjonalności nie są potrzebne lub są potrzebne, ale na późniejszym etapie użytkowania systemu, lub też obsłużenie tych wymagań jest możliwe przy wykorzystaniu funkcji, które są już dostępne w naszym produkcie w wersji Standard. Przemodelowanie procesów zachodzących w codziennej pracy w przedsiębiorstwie Klienta i dostosowanie ich do koncepcji systemu powoduje, że jest możliwe wdrożenie produktu, bez konieczności jego modyfikacji i/lub rozbudowy. Unikamy w ten sposób żmudnego procesu dochodzenia do opracowania i wdrożenie rozwiązań dedykowanych, które w konsekwencji mogą okazać się zbyteczne, powodując jednocześnie wydłużenie samego procesu uruchomienia systemu.

Poniższe zestawienie ukazuje korzyści wynikające z faktu wdrożenia gotowego rozwiązania Intranetowego.

Wersja gotowa

• Dostęp do wersji demo produktu
• Gotowy do wdrożenia od ręki
• Dokładne określenie kosztów wdrożenia
• Niskie koszty wdrożenia (brak kosztów przygotowania wymagań funkcjonalnych)
• Aktualizacja aplikacji o standardowe funkcjonalności
• Integracja z aplikacjami Klienta (konieczność poniesienia dodatkowych kosztów synchronizacji)
• Szkolenie w ramach w kosztach wdrożenia
• Konfiguracja i instalacja w kosztach wdrożenia
• Licencja w kosztach wdrożenia

Wersja „szyta na miarę”

• Dodatkowe koszty projektowania funkcji dedykowanych
• Dopasowanie do specyficznych wymagań Klienta (konieczność poniesienia dodatkowych kosztów)
• Na etapie wstępnym trudny do określania czas wdrożenia
• Integracja z aplikacjami Klienta (konieczność poniesienia dodatkowych kosztów synchronizacji)
• Zwiększone wymagania sprzętowo-programowe oraz wymagania hostingowe
• Wysokie koszty utrzymania pogwarancyjnego
• Licencja w kosztach wdrożenia

Wnioski
Z powyższego zestawienie wynikają niewątpliwe korzyści ze wdrożenia produktu w wersji standard (gotowy, dostępny od ręki). Być może system w takiej wersji nie zawiera wielu funkcji indywidualnie wymaganych przez Klienta. Jednak, jak pokazuje nasze doświadczenie, w wielu przypadkach po szczegółowej analizie wymagań wykonanej przez naszych specjalistów okazuje się, że te specyficzne i indywidualne wymagania Klienta jesteśmy w stanie obsłużyć istniejącymi funkcjonalnościami aplikacji. Zamawiający analizując zalety wdrożenia gotowego produktu, wielokrotnie jest gotów dostosować swoje wymagania do istniejących rozwiązań zaprojektowanych w systemie Intranet by webBOX. Mamy tutaj do czynienie z klasycznym przypadkiem odwrócenia kierunku dostosowawczego. W takich przypadkach to Klient szuka możliwości zastosowania istniejących funkcji w naszym systemie, które może bez ich zmiany wykorzystać w swojej firmie i/lub organizacji.

Zachęcamy do zapoznania się z OFERTĄ naszych produktów oraz z OPISEM FUNKCJONALNYM systemu