Dokumenty wewnętrzne

Chcąc usprawnić komunikację w firmie, powinniśmy się zastanowić nad ważnym aspektem, który wypełnia lukę komunikacji. Chodzi mianowicie o obieg dokumentów.

Zapewne, nie jednego z nas odstrasza myśl o noszeniu dokumentów do Pani Krysi z Kadr, bądź też do innych działów firmy, gdzie w danej chwili mają się znaleźć potrzebne dokumenty. Zajmuje nam to cenny czas, gdyż zamiast zajmować się swoimi sprawami i obowiązkami, zajmujemy również czas innym.

Powyższy przykład to tylko kropla w morzu problemów, jakie wiążą się z obiegiem i przechowywaniem dokumentów i informacji w firmie.

Niewygodą dla nas może być również dostęp do różnego typu dokumentów. Z pewnością nieraz zostaliśmy wprowadzeni w stan „bojowy, nie dotykać bo gryzę” z powodu zagubionych dokumentów, które gdzieś tam w segregatorach sobie leżą w archiwum. Męczące i kłopotliwe jest takie szukanie, zwłaszcza kiedy nie wiadomo gdzie musimy tego szukać. Z pomocą przychodzi dobrze zaprojektowany system wyszukiwania właściwego dokumentu, wyposażony w rozbudowany zestaw filtrów wyszukiwania. Problemem może być również przekazanie jakiegoś ważnego raportu, bądź informacji przełożonemu, który mówi, że „to” miało być na wczoraj, a dziś zepsuła się drukarka, bądź inne urządzenie biurowe. Wystarczy taki ważny dokument- w tym przypadku raport załączyć do Intranetowych dokumentów, a nasz przełożony szybko i sprawnie zobaczy ten dokument.

Szybkość i łatwość obiegu informacji, jaką zapewnia Intranet zwiększa efektywność zarządzania firmą oraz poprawia organizację pracy. Ze strony technicznej rozwiązanie wygląda następująco:

Moduł dokumenty wykorzystywany jest przez pracowników wszystkich działów. Porządkuje i systematyzuje ogromną bazę dokumentów w firmie. Mogą to być procedury, instrukcje, formularze, oferty, prezentacje, ustawy, rozporządzenia, materiały promocyjne i inne.

Prawidłowo zaprojektowany obieg dokumentów, jest ważnym rozwiązaniem dla wszystkich firm, które cenią wygodę, profesjonalizm, szybkość i wielką funkcjonalność dostępu do dokumentów. Aby obieg dokumentów spełniał swoje podstawowe zadania, musi on być prawidłowo zaprojektowany, przy użyciu wielu mechanizmów, w jakie jest wyposażony moduł „Dokumenty”. Wykorzystanie dobrze zaprojektowanego obiegu dokumentów procentuje zadowoleniem osób korzystających z takiego rozwiązania.

Zapraszamy również do zapoznania się z innymi modułami DEDYKOWANYMI