Zakup i wdrożenie systemu Intranetowego

1. Wstęp

Intranet to optymalne rozwiązanie dla małych i dużych firm oraz jednostek administracji publicznej. Profesjonalny i łatwy w obsłudze system, daje dostęp do dokumentów, bazy kontaktów, informacji o urlopach i nieobecnościach, zarezerwowanych zasobach jak również daje pełny dostęp do struktury organizacji/firmy wraz z listą pracowników. Przyczynia się do wzrostu efektywności pracy. Dlatego tak ważne jest, aby cały proces począwszy od zainicjowaniu myślenia o Intranecie poprzez przygotowanie procesu jego wdrożenia i uruchomienia był dobrze przemyślany i rzetelnie przeprowadzony we współpracy z dostawcą tego rozwiązania. Kluczem do sukcesu jest wytworzenie poczucia w gronie odbiorców i użytkowników systemu, że w wyniku całego procesu wdrożenia, niesie potencjalne korzyści z późniejszego jego użytkowania.

W kilku poniższych punktach omawiamy najważniejsze elementy tego procesu.

2. Jak pracujemy

  • Poznanie klienta jego specyfiki i wymagań osadzamy na silnym fundamencie technologii, którego solidnym fundamentem jest nasze własne know-how
  • To, co nas wyróżnia, to: silna identyfikacja z klientem i dostarczanie produktów zgodnych z wymaganiami
  • Korzystamy przede wszystkim z bogatego własnego doświadczenia własnych
  • Oprócz doradzania, projektowania, wdrażania i integrowania e-Businessowych systemów w ramach myśli end-to-end tworzymy własne, unikatowe produkty
  • Dzisiaj wieloletnia praca włożona w udoskonalanie i rozwijanie naszych rozwiązań owocuje wysokiej klasy produktami i usługami na rynku IT
  • Satysfakcję przynosi nam tylko uczciwa i czysta rynkowa walka, której laurem zwycięstwa jest sukces projektu i zadowolony klient
  • Ciągły rozwój i nieustanne poszukiwania nowych, skuteczniejszych rozwiązań plasują nas w ścisłej rynkowej czołówce

3. Czego potrzeby, aby uruchomić system

3.1. Wszystko po to, abyś nie był ograniczony wyborem platformy

Przyjęte założenia pozwalają na dużą dowolność platformy uruchomieniowej. Pozwala to na dostosowanie się do wymagań systemu, budżetu, aktualnych rozwiązań techniczny pracujących u klienta.

3.2. Co jest potrzebne
  • System operacyjny,
  • Serwer aplikacji zgodny ze specyfikacją Java Servlet,
  • Serwer https,
  • Baza danych,
  • Klient: przeglądarka internetowa

4. Intranet

– co to jest, dla kogo, w jakim miejscu?

4.1. Jako wydajne narzędzie
  • narzędzie kształtowania kultury organizacyjnej – umożliwia prowadzenie polityki firmy; zapewnia praktyczną realizację procedur firmowych oraz zbudowanie platformy komunikacji między pracownikami i zorganizowanie pracy
  • narzędzia organizacji pracy – umożliwiające przedsiębiorstwom efektywne zarządzanie informacją, zasobami, komunikacją i procesami biznesowymi
  • informatyczna sieć komputerowa – łącząca komputery osobiste firmy lub instytucji oparta na protokole komunikacyjnym i architekturze klient-serwer
4.2. Narzędzie do zarządzania
  • zarządzania komunikacją – wewnętrzna poczta elektroniczna, system powiadomień SMS, umożliwienie dostępu do informacji poprzez urządzenia mobilne klasy PDA, wypowiadanie się na forach dyskusyjnych
  • zarządzania zasobami – pełna kontrola nad zasobami firmy, systemy rejestracji i ewidencji wykorzystania zasobów
  • zarządzania projektami – od etapu planowania po koniec projektu jego uczestnicy dostają narzędzie pozwalające na bieżąco monitorować i organizować pracę projektową
  • zarządzania relacjami z klientami CRM – rejestracje kontaktów z klientami, prowadzenie elektronicznej bazy danych o klientach, prowadzenie analiz i archiwizowanie dokumentów oraz korespondencji z klientami
  • zarządzania szkoleniami dla pracowników i klientów – materiały szkoleniowe, prowadzenie elektronicznych testów sprawdzających wiedzę, stworzenie bazy wiedzy
  • zarządzania obiegiem dokumentów – umożliwia wyeliminowanie tradycyjnej ścieżki obiegu dokumentów, daje możliwość archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej, pozwala dokonywać rejestracji zamian dokonywanych w dokumentach i przeprowadzanie elektronicznej akceptacji dokumentów
  • zarządzania aktami pracowników – daje możliwość prowadzanie elektronicznego repozytorium teczek pracowniczych, możliwa jest integracja z systemami kadrowo-płacowymi
  • zarządzania urlopami i nieobecnościami pracowników – uproszczenie procedur i organizacja procesu akceptacji wniosków urlopowych za pomocą elektronicznych formularzy
  • zarządzania procedurami ISO – organizacja może przenieść obsługę procedur norm ISO do INTRANETU
  • zarządzania specyficznymi procesami w danej organizacji – możliwe jest stworzenie dedykowanego modułu INTRANETOWEGO dopasowanego do potrzeb firmy
4.3. Jako narzędzie dla działów
  • dział personalny (HR) – do zarządzania aktami pracowników, do kreowania polityki personalnej firmy
  • dział PR – do publikowania efektów swojej pracy, do kreowania polityki korporacyjnej firmy i budowania zaangażowania pracowników w cele firmy
  • dział administracyjny – zarządzanie zasobami, gospodarką zamówień wewnętrznych, do organizacji czasu pracy
  • dział obsługi klienta – do zarządzania kontaktami z klientami, do archiwizacji dokumentacji i umów zawieranych z klientami, do przeprowadzania analiz kontaktów z klientami
  • zespoły projektowe – zarządzanie projektami i przepływem informacji pomiędzy pracownikami zaangażowanymi w dany projekt
  • inne działy firmy – realizacja procedur i procesów specyficznych dla działów firmy

5. Wdrożenie

Decyzja o wdrożeniu Intranetu jest kolejnym krokiem myślenia o użytkowaniu tego typu oprogramowania. Na tym etapie odbiorca ma lub powinien już mieć wiedzę o dostępnych rynku rozwiązaniach tego typu, ich możliwościach, a w szczególności całkowitych kosztach zakupu. Niezwykle ważnym elementem na tym etapie jest posiadanie wiedzy na temat oczekiwań wszystkich potencjalnych użytkowników systemu, jak również zarysowanie wszystkich procesów biznesowych łącznie z określeniem wszystkich priorytetów.

Podczas określania wymagań należy zwrócić uwagę na posiadane możliwości techniczne, przeanalizować isntniejące w organizacji, czy w firmie rozwiązania informatycznej, zapoznać się z możliwościami sprzętowo-programowymi. W przypadku braku możliwości do przeprowadzenia tych działań we własnym zakresie istnieje możliwość zlecenia tych prac dostawcy systemu Intranetowego, których przeprowadzić gruntowny i szczegółowy audyt komunikacyjny organizacji/firmy.

6. Dostosowanie funkcjonalności systemu

Na tym etapie należy mieć na względzie, że dobór funkcji wchodzących w skład systemu Intranetowego ma docelowo po ich wdrożeniu przynieść korzyści potencjalnym użytkownikom. Właściwy dobór tych funkcjonalności w przyszłości będzie procentował przede wszystkim w postaci wydajniejszej i dokładniejszej komunikacji jak również ogólnie pojętej kulturze pracy przy wykorzystaniu systemu Intranetowego. Błędnie dobrane funkcje w konsekwencji doprowadzą jedynie do zniechęcenia użytkownika, a to może jedynie oznaczać, że inwestycja w nowe rozwiązanie informatyczne zakończyła się niepowodzeniem.

Jakie są najważniejsze elementy przy wyborze dostawcy systemu Intranetowego.

  • Oferowana funkcjonalność systemu – zaleca się, aby była zgodna z głównym wymaganiami zamawiającego,
  • Elastyczność i modułowość systemu – czy system spełnia te wymagania. Element bardzo istotny w kontekście gotowości do wdrażania nowych funkcji oraz modyfikacji istniejących,
  • Zdolność systemu do jego kastomizacji,
  • Możliwie duża zdolność systemu do integracji z zewnętrznymi systemami, działającymi u zamawiającego.

7. Instalacja i uruchomienie systemu

Ostatni i zarazem najtrudniejszy etap całego procesu wdrożenia nowego rozwiązania informatycznego. Na tym etapie niezbędne jest zaangażowanie obydwu stron biorących udział w tym procesie. Należy mieć świadomość, że pojawienie się w organizacji/firmie nowego rozwiązania informatycznego, a w tym przypadku systemu Intranetowego musi i powinno być traktowane, jako punkt zerowy startu tego systemu. Cały proces uruchomienia systemu w różnych organizacjach/firmach z różnych przyczyn może się przeciągać. Ważne jest, żeby świadomość realnych powodów tego faktu. Dlatego tak ważne jest właściwe przygotowanie się do tej fazy wdrożenia, i to w kontekście zapewnienia odpowiednich zasobów ludzkich (zespół wdrożeniowy) po stronie zamawiającego, jak i również przygotowania spójnych danych, które docelowo mają znaleźć się w nowym systemie.