Rozwiązań służących przechowywaniu zasobów informatycznych w firmie jest kilka. Wybór chmury to obecnie dominujący trend na całym świecie. Należą do nich min.: własne centrum danych, chmura prywatna, publiczna chmura obliczeniowa. Oczywistą rzeczą jest, że równocześnie można korzystać z kilku rozwiązań naraz. Czyli korzystać z tzw. rozwiązania hybrydowego, łącząc własne centrum danych, chmurę prywatą z publicznym rozwiązaniem komercyjnym.

Według danych przekazanych przez PMR w raporcie „Rynek przetwarzania danych w chmurze w Polsce 2021. Analiza rynku i prognozy rozwoju na lata 2021-2026”, wartość polskiego rynku chmurowego w 2022 roku przekroczy kwotę 3 miliardów złotych. W 2021 roku wykorzystanie chmury obliczeniowej wzrosło o 30% rok do roku, a szczególnie dużą dynamikę we wdrażaniu usług chmurowych widać od momentu wybuchu pandemii COVID-19, która wymusiła zmianę w podejściu do budowania infrastruktury IT.

Wiele przedsiębiorstw zastanawia się nad odejściem od dotychczas stosowanych sposobów dostarczania infrastruktury informatycznej na rzecz rozwiązań chmurowych, które cechują się na pewno wyższą elastycznością, dostępnością i prostszym zarządzaniem. Ale czy rozwiązania chmurowe cechują się również niższym kosztem? Spróbujmy to sprawdzić.

I. Rozwiązanie on-premise

On-premise, to lokalne środowisko informatyczne, obsługiwane przez wewnętrzny dział IT lub firmę outsourcingową. Łączy się z dzierżawą lub kupnem maszyn oraz (najczęściej) budową i utrzymaniem własnej infrastruktury – oprogramowania, sieci oraz pomieszczenia serwerowni, zapewniającej odpowiednie warunki dla maszyn.

Posiadanie własnych urządzeń zawsze niesie za sobą konieczność zapewnienia ich obsługi z wykorzystani em własnych zasobów kadrowych. Łączy się również z koniecznością ponoszenia miesięcznych kosztów związanych z ich obsługą i utrzymaniem. Koszty z reguły są przewidywalne i dotycząc min.: wynagrodzenie specjalistów obsługujących infrastrukturę, opłatę za prąd czy łącze internetowe.

Zalety modelu on-premise

• kontrola nad zasobami i usługami – posiadając rozwiązanie on-premise można kontrolować zasoby oraz tworzyć dedykowane usługi;
• łatwiejsze spełnienie regulacji prawnych – zarządzanie infrastrukturą i sprzętem wewnątrz firmy ułatwia spełnienie wymagań prawnych dotyczących m.in. przechowywania czy przetwarzania danych (RODO, KNF).

Wady rozwiązania on-premise

• trudność skalowania – w modelu on-premise skalowanie odbywa się poprzez dokupienie kolejnych maszyn, co może pociągać za sobą dodatkowe koszty (rozbudowa serwerowni, poszerzenie zespołu IT);
• konieczność posiadania własnej serwerowni;
• samodzielna konserwacja sprzętu – serwery są własnością firmy, przez co zespół IT musi poświęcać czas na obsługę fizycznych maszyn, niekiedy kosztem prac rozwojowych.

II. Prywatna chmura obliczeniowa

Chmura prywatna obejmuje udostępnianie przestrzeni serwerowej oraz usług infrastrukturalnych firmie na wyłączność. Centrum danych może być hostowane przez firmę lub zewnętrznego usługodawcę. Firma korzysta z wewnętrznej sieci, wydzielonej przestrzeni infrastruktury – nie współdzieli jej z innymi użytkownikami, co przekłada się na bezpieczeństwo, ale też wysoki koszt utrzymania środowiska. Podobnie o stabilność oraz skalowalność. Podobnie, jak w sytuacji konieczności zwiększenia zasobów dyskowych spowodowanych np. powiększeniem się dokumentacji elektronicznej lub też zwiększenia ilości dodatkowych aplikacji i systemów.

W przypadku prywatnej chmury obliczeniowej koszty są stałe, nawet jeśli zużycie jest różne. Firma płaci za przestrzeń serwerową, usługi informatyczne oraz utrzymanie sieci. Koszty są stosunkowo wysokie, ponieważ firma wynajmuje całe środowisko na wyłączność. Łączy się to z możliwością dopasowania infrastruktury, maszyn i usług do potrzeb biznesu. Dostawca jest w stanie przygotować dedykowane rozwiązania czy zakupić sprzęt spełniający regulacje prawne (związane m.in. z przetwarzaniem danych osobowych czy płatności internetowych).

Zalety chmury prywatnej

• stałe i przewidywane koszty korzystania z prywatnej chmury;
• konserwacja sprzętu, za którą jest odpowiedzialny usługodawca;
• łatwa skalowalność;
• bezpieczeństwo i stabilność leży po stronie usługodawcy;
• w przypadku chmury prywatnej jest możliwe tworzenia dedykowanych rozwiązań i usług;

Wady chmury prywatnej

• znacznie wyższe koszty utrzymania aniżeli w przypadku rozwiązania on-premise;
• utrzymanie chmury prywatnej wymaga umiejętności i nakładu czasu, co pociąga też za sobą wyższy koszt obsługi rozwiązania;

III. Publiczna chmura obliczeniowa

W przypadku publicznej chmury obliczeniowej maszyny należą do zewnętrznych dostawców usług (takich jak Google, Amazon czy Microsoft).

Właściciele chmur publicznych posiadają swoje centra danych, rozbudowaną infrastrukturę serwerową oraz połączenia sieciowe między centrami. O fizycznej specyfikacji maszyn decyduje dostawca usług. Coraz częściej daje jednak możliwość korzystania z dedykowanego sprzętu. Prace utrzymaniowe, obsługa sprzętu, konserwacja, aktualizacje, są prowadzone po stronie usługodawcy chmurowego. Zasoby są udostępniane przez Internet, za pośrednictwem platformy do obsługi chmury publicznej. Dostawcy chmur publicznych, oprócz samej przestrzeni serwerowej, dają też do dyspozycji różne usługi infrastrukturalne.

Zalety chmury publicznej

• optymalizacja kosztów wdrożenia;
• krótki czas wdrożenia;
• szybki dostęp do informacji;
• dostęp do danych z każdego miejsca;
• gwarancja bezpieczeństwa danych krytycznych;
• łatwość w użyciu;
• szybsze uaktualnienia po niskich lub zerowych kosztach;
• możliwość pracy grupowej, nawet w ramach dużych zespołów.

Wady chmury publicznej

• bezpieczeństwo i prywatność w chmurze;
• przepustowość
• podatność na ataki z zewnątrz

Jako alternatywa pełnego system Intranet by webBOX

Jest on narzędziem do zarządzania informacją w firmie. Jest szybki we wdrożeniu i intuicyjny w obsłudze. By ułatwić korzystanie z systemu i poznanie wszystkich jego możliwości, wbudowaliśmy do systemu pomoc oraz tutoriale takie jak „Pierwsze kroki”.

Dla kogo?

Dzięki udostępnieniu systemu w modelu SaaS, możemy oferować webBOX lite w atrakcyjnej cenie, przy zachowaniu funkcjonalności dostępnej w systemie Intranet by webBOX standard. Dodatkowo model SaaS pozwala firmom wyeliminować koszty związane z zakupem własnego serwera, przystosowania pomieszczenia pod serwer oraz zatrudnienia administratora.

Udostępniliśmy naszym klientom możliwość wyboru wersji systemu zależnej od liczby użytkowników korzystających z Intranetu. Klient ma możliwość wyboru, jednego z trzech wariantów abonamentu, tego, który najbardziej odpowiada jego wymaganiom.

Dodatkowo, by każdy z naszych klientów mógł się przekonać o użyteczności systemu webBOX lite, udostępniliśmy 7 dniową bezpłatną wersję demo, po zakończeniu której klient może zdecydować czy chce kontynuować pracę z systemem. System webBOX lite składa się z kilkunastu modułów.

Co to jest intranet?
Wewnętrzna, odpowiednio zabezpieczona i oddzielona od otoczenia prywatna sieć komputerowa przedsiębiorstwa lub organizacji oparta o protokół internetowy TCP/IP oraz aplikacje internetowe typu miejsca webowe, przeglądarki, serwery FTP, itp. Intranet umożliwia pracownikom firmy współużytkowanie danych oraz wymianę informacji, dokumentów i poczty elektronicznej, przy czym komórki organizacyjne firmy mogą być znacznie oddalone od siebie mogą znajdować się w różnych miejscowościach czy krajach.

Dlaczego warto posiadać system intranetowy?
W obecnej dobie, posiadanie i wykorzystywanie systemu intranetowego jest niemal koniecznością.
Do głównych korzyści z wdrożenia systemu intranetowego należą:

• Obniżenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa,
• Usprawnienie komunikacji, zarządzania zasobami i dokumentami,
• Wprowadzenie elektronicznego obiegu informacji i korespondencji,
• Ułatwiona integracja i proces wdrażania nowych pracowników,
• Wytworzenie popytu na informację,
• Wsparcie w budowaniu kultury organizacyjnej,
• Kontrola dostępu do danych i zasobów dla właściwych grup pracowników,
• Rozbudowany system ról i uprawnień regulujący zakres dostępu do informacji,
• Stworzenie kluczowego dla kadry zarządzającej źródła wiedzy o stanie organizacji,
• Przyspieszenie procesów podejmowania decyzji,
• Udostępnienie wszystkich kluczowych informacji w jednym interfejsie użytkownika.

Dla kogo?
System intranetowy przeznaczony jest dla małych, średnich i dużych firm oraz instytucji, które:

• Chcą usprawnić działanie organizacji i obniżyć koszty jej funkcjonowania
• Wdrażają europejskie i światowe standardy zarządzania i komunikacji,
• Poznały wartość swoich dokumentów,
• Świadomie planują czas i wykorzystanie zasobów,
• Preferują przechowywanie dokumentów i publikacji w jednym repozytorium,
• Wiedzą, że siłą firmy są jej pracownicy,
• Dbają o wysoką jakość i szybkość obsługi klienta.

Gotowy, czy tworzony na miarę?
Jest to kluczowe pytanie pojawiające się w każdym przypadku, gdy mamy do czynienia z wdrożeniem naszego produktu. Wdrożenie naszego systemu każdorazowo poprzedzone jest etapem dokładnej analizy wymagań Klienta. Na podstawie tej analizy tworzona jest specyfikacja wymagań, która jest punktem wyjścia do uruchomienia kolejnego etapu, etapu projektowania systemu, a następnie do jego realizacji. Z reguły etap wstępny jest bardzo czasochłonny i niesie za sobą konieczność zaangażowania wielu zasobów po stronie Klienta. Bardzo często zdarza się tak, że w konsekwencji okazuje się, iż oczekiwane funkcjonalności nie są potrzebne lub są potrzebne, ale na późniejszym etapie użytkowania systemu, lub też obsłużenie tych wymagań jest możliwe przy wykorzystaniu funkcji, które są już dostępne w naszym produkcie w wersji Standard. Przemodelowanie procesów zachodzących w codziennej pracy w przedsiębiorstwie Klienta i dostosowanie ich do koncepcji systemu powoduje, że jest możliwe wdrożenie produktu, bez konieczności jego modyfikacji i/lub rozbudowy. Unikamy w ten sposób żmudnego procesu dochodzenia do opracowania i wdrożenie rozwiązań dedykowanych, które w konsekwencji mogą okazać się zbyteczne, powodując jednocześnie wydłużenie samego procesu uruchomienia systemu.

Poniższe zestawienie ukazuje korzyści wynikające z faktu wdrożenia gotowego rozwiązania Intranetowego.

Wersja gotowa

• Dostęp do wersji demo produktu
• Gotowy do wdrożenia od ręki
• Dokładne określenie kosztów wdrożenia
• Niskie koszty wdrożenia (brak kosztów przygotowania wymagań funkcjonalnych)
• Aktualizacja aplikacji o standardowe funkcjonalności
• Integracja z aplikacjami Klienta (konieczność poniesienia dodatkowych kosztów synchronizacji)
• Szkolenie w ramach w kosztach wdrożenia
• Konfiguracja i instalacja w kosztach wdrożenia
• Licencja w kosztach wdrożenia

Wersja „szyta na miarę”

• Dodatkowe koszty projektowania funkcji dedykowanych
• Dopasowanie do specyficznych wymagań Klienta (konieczność poniesienia dodatkowych kosztów)
• Na etapie wstępnym trudny do określania czas wdrożenia
• Integracja z aplikacjami Klienta (konieczność poniesienia dodatkowych kosztów synchronizacji)
• Zwiększone wymagania sprzętowo-programowe oraz wymagania hostingowe
• Wysokie koszty utrzymania pogwarancyjnego
• Licencja w kosztach wdrożenia

Wnioski
Z powyższego zestawienie wynikają niewątpliwe korzyści ze wdrożenia produktu w wersji standard (gotowy, dostępny od ręki). Być może system w takiej wersji nie zawiera wielu funkcji indywidualnie wymaganych przez Klienta. Jednak, jak pokazuje nasze doświadczenie, w wielu przypadkach po szczegółowej analizie wymagań wykonanej przez naszych specjalistów okazuje się, że te specyficzne i indywidualne wymagania Klienta jesteśmy w stanie obsłużyć istniejącymi funkcjonalnościami aplikacji. Zamawiający analizując zalety wdrożenia gotowego produktu, wielokrotnie jest gotów dostosować swoje wymagania do istniejących rozwiązań zaprojektowanych w systemie Intranet by webBOX. Mamy tutaj do czynienie z klasycznym przypadkiem odwrócenia kierunku dostosowawczego. W takich przypadkach to Klient szuka możliwości zastosowania istniejących funkcji w naszym systemie, które może bez ich zmiany wykorzystać w swojej firmie i/lub organizacji.

Zachęcamy do zapoznania się z OFERTĄ naszych produktów oraz z OPISEM FUNKCJONALNYM systemu

Wychodząc na przeciw zapytaniom i zapotrzebowaniom klientów, RSI uruchomiła sprzedaż swojego głównego produktu – Intranet by webBOX, w wersji konfigurowalnej.

Wersja konfigurowalna naszego produktu daje gwarancję i pewność, że każde wdrożenie jest wynikiem konkretnych wymagań klienta. Klientowi natomiast daje pewność, iż otrzyma produkt składający się z modułów, których poszukiwał i które będzie użytkował. Dodatkowo klient ma poczucie, że płaci za to, czego potrzebuje.

System Intranet by webBOX może zostać zbudowany z dowolnej liczby modułów wchodzących w skład Pakietu Standard.

Zachęcamy do zapoznania się z pełnym opisem oferowanych przez nas MODUŁÓW 

2. Jak pracujemy

• Poznanie klienta jego specyfiki i wymagań osadzamy na silnym fundamencie technologii, którego solidnym fundamentem jest nasze własne know-how
• To, co nas wyróżnia, to: silna identyfikacja z klientem i dostarczanie produktów zgodnych z wymaganiami
• Korzystamy przede wszystkim z bogatego własnego doświadczenia własnych
• Oprócz doradzania, projektowania, wdrażania i integrowania e-Businessowych systemów w ramach myśli end-to-end tworzymy własne, unikatowe produkty
• Dzisiaj wieloletnia praca włożona w udoskonalanie i rozwijanie naszych rozwiązań owocuje wysokiej klasy produktami i usługami na rynku IT
• Satysfakcję przynosi nam tylko uczciwa i czysta rynkowa walka, której laurem zwycięstwa jest sukces projektu i zadowolony klient
• Ciągły rozwój i nieustanne poszukiwania nowych, skuteczniejszych rozwiązań plasują nas w ścisłej rynkowej czołówce

3. Czego potrzeby, aby uruchomić system

3.1. Wszystko po to, abyś nie był ograniczony wyborem platformy

Przyjęte założenia pozwalają na dużą dowolność platformy uruchomieniowej. Pozwala to na dostosowanie się do wymagań systemu, budżetu, aktualnych rozwiązań techniczny pracujących u klienta.

3.2. Co jest potrzebne

• System operacyjny,
• Serwer aplikacji zgodny ze specyfikacją Java Servlet,
• Serwer https,
• Baza danych,
• Klient: przeglądarka internetowa

4. Intranet

4.2. Narzędzie do zarządzania

• zarządzania komunikacją – wewnętrzna poczta elektroniczna, system powiadomień SMS, umożliwienie dostępu do informacji poprzez urządzenia mobilne klasy PDA, wypowiadanie się na forach dyskusyjnych
• zarządzania zasobami – pełna kontrola nad zasobami firmy, systemy rejestracji i ewidencji wykorzystania zasobów
• zarządzania projektami – od etapu planowania po koniec projektu jego uczestnicy dostają narzędzie pozwalające na bieżąco monitorować i organizować pracę projektową
• zarządzania relacjami z klientami CRM – rejestracje kontaktów z klientami, prowadzenie elektronicznej bazy danych o klientach, prowadzenie analiz i archiwizowanie dokumentów oraz korespondencji z klientami
• zarządzania szkoleniami dla pracowników i klientów – materiały szkoleniowe, prowadzenie elektronicznych testów sprawdzających wiedzę, stworzenie bazy wiedzy
• zarządzania obiegiem dokumentów – umożliwia wyeliminowanie tradycyjnej ścieżki obiegu dokumentów, daje możliwość archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej, pozwala dokonywać rejestracji zamian dokonywanych w dokumentach i przeprowadzanie elektronicznej akceptacji dokumentów
• zarządzania aktami pracowników – daje możliwość prowadzanie elektronicznego repozytorium teczek pracowniczych, możliwa jest integracja z systemami kadrowo-płacowymi
• zarządzania urlopami i nieobecnościami pracowników – uproszczenie procedur i organizacja procesu akceptacji wniosków urlopowych za pomocą elektronicznych formularzy
• zarządzania procedurami ISO – organizacja może przenieść obsługę procedur norm ISO do INTRANETU
• zarządzania specyficznymi procesami w danej organizacji – możliwe jest stworzenie dedykowanego modułu INTRANETOWEGO dopasowanego do potrzeb firmy

4.3. Jako narzędzie dla działów

• dział personalny (HR) – do zarządzania aktami pracowników, do kreowania polityki personalnej firmy
• dział PR – do publikowania efektów swojej pracy, do kreowania polityki korporacyjnej firmy i budowania zaangażowania pracowników w cele firmy
• dział administracyjny – zarządzanie zasobami, gospodarką zamówień wewnętrznych, do organizacji czasu pracy
• dział obsługi klienta – do zarządzania kontaktami z klientami, do archiwizacji dokumentacji i umów zawieranych z klientami, do przeprowadzania analiz kontaktów z klientami
• zespoły projektowe – zarządzanie projektami i przepływem informacji pomiędzy pracownikami zaangażowanymi w dany projekt
• inne działy firmy – realizacja procedur i procesów specyficznych dla działów firmy

5. Wdrożenie

Decyzja o wdrożeniu Intranetu jest kolejnym krokiem myślenia o użytkowaniu tego typu oprogramowania. Na tym etapie odbiorca ma lub powinien już mieć wiedzę o dostępnych rynku rozwiązaniach tego typu, ich możliwościach, a w szczególności całkowitych kosztach zakupu. Niezwykle ważnym elementem na tym etapie jest posiadanie wiedzy na temat oczekiwań wszystkich potencjalnych użytkowników systemu, jak również zarysowanie wszystkich procesów biznesowych łącznie z określeniem wszystkich priorytetów.

Podczas określania wymagań należy zwrócić uwagę na posiadane możliwości techniczne, przeanalizować isntniejące w organizacji, czy w firmie rozwiązania informatycznej, zapoznać się z możliwościami sprzętowo-programowymi. W przypadku braku możliwości do przeprowadzenia tych działań we własnym zakresie istnieje możliwość zlecenia tych prac dostawcy systemu Intranetowego, których przeprowadzić gruntowny i szczegółowy audyt komunikacyjny organizacji/firmy.

6. Dostosowanie funkcjonalności systemu

Na tym etapie należy mieć na względzie, że dobór funkcji wchodzących w skład systemu Intranetowego ma docelowo po ich wdrożeniu przynieść korzyści potencjalnym użytkownikom. Właściwy dobór tych funkcjonalności w przyszłości będzie procentował przede wszystkim w postaci wydajniejszej i dokładniejszej komunikacji jak również ogólnie pojętej kulturze pracy przy wykorzystaniu systemu Intranetowego. Błędnie dobrane funkcje w konsekwencji doprowadzą jedynie do zniechęcenia użytkownika, a to może jedynie oznaczać, że inwestycja w nowe rozwiązanie informatyczne zakończyła się niepowodzeniem.

Jakie są najważniejsze elementy przy wyborze dostawcy systemu Intranetowego.

• Oferowana funkcjonalność systemu – zaleca się, aby była zgodna z głównym wymaganiami zamawiającego,
• Elastyczność i modułowość systemu – czy system spełnia te wymagania. Element bardzo istotny w kontekście gotowości do wdrażania nowych funkcji oraz modyfikacji istniejących,
• Zdolność systemu do jego kastomizacji,
• Możliwie duża zdolność systemu do integracji z zewnętrznymi systemami, działającymi u zamawiającego.

7. Instalacja i uruchomienie systemu

Ostatni i zarazem najtrudniejszy etap całego procesu wdrożenia nowego rozwiązania informatycznego. Na tym etapie niezbędne jest zaangażowanie obydwu stron biorących udział w tym procesie. Należy mieć świadomość, że pojawienie się w organizacji/firmie nowego rozwiązania informatycznego, a w tym przypadku systemu Intranetowego musi i powinno być traktowane, jako punkt zerowy startu tego systemu. Cały proces uruchomienia systemu w różnych organizacjach/firmach z różnych przyczyn może się przeciągać. Ważne jest, żeby świadomość realnych powodów tego faktu. Dlatego tak ważne jest właściwe przygotowanie się do tej fazy wdrożenia, i to w kontekście zapewnienia odpowiednich zasobów ludzkich (zespół wdrożeniowy) po stronie zamawiającego, jak i również przygotowania spójnych danych, które docelowo mają znaleźć się w nowym systemie.

Chcąc usprawnić komunikację w firmie, powinniśmy się zastanowić nad ważnym aspektem, który wypełnia lukę komunikacji. Chodzi mianowicie o obieg dokumentów.

Zapewne, nie jednego z nas odstrasza myśl o noszeniu dokumentów do Pani Krysi z Kadr, bądź też do innych działów firmy, gdzie w danej chwili mają się znaleźć potrzebne dokumenty. Zajmuje nam to cenny czas, gdyż zamiast zajmować się swoimi sprawami i obowiązkami, zajmujemy również czas innym.

Powyższy przykład to tylko kropla w morzu problemów, jakie wiążą się z obiegiem i przechowywaniem dokumentów i informacji w firmie.

Niewygodą dla nas może być również dostęp do różnego typu dokumentów. Z pewnością nieraz zostaliśmy wprowadzeni w stan „bojowy, nie dotykać bo gryzę” z powodu zagubionych dokumentów, które gdzieś tam w segregatorach sobie leżą w archiwum. Męczące i kłopotliwe jest takie szukanie, zwłaszcza kiedy nie wiadomo gdzie musimy tego szukać. Z pomocą przychodzi dobrze zaprojektowany system wyszukiwania właściwego dokumentu, wyposażony w rozbudowany zestaw filtrów wyszukiwania. Problemem może być również przekazanie jakiegoś ważnego raportu, bądź informacji przełożonemu, który mówi, że „to” miało być na wczoraj, a dziś zepsuła się drukarka, bądź inne urządzenie biurowe. Wystarczy taki ważny dokument- w tym przypadku raport załączyć do Intranetowych dokumentów, a nasz przełożony szybko i sprawnie zobaczy ten dokument.

Szybkość i łatwość obiegu informacji, jaką zapewnia Intranet zwiększa efektywność zarządzania firmą oraz poprawia organizację pracy. Ze strony technicznej rozwiązanie wygląda następująco:

Moduł dokumenty wykorzystywany jest przez pracowników wszystkich działów. Porządkuje i systematyzuje ogromną bazę dokumentów w firmie. Mogą to być procedury, instrukcje, formularze, oferty, prezentacje, ustawy, rozporządzenia, materiały promocyjne i inne.

Prawidłowo zaprojektowany obieg dokumentów, jest ważnym rozwiązaniem dla wszystkich firm, które cenią wygodę, profesjonalizm, szybkość i wielką funkcjonalność dostępu do dokumentów. Aby obieg dokumentów spełniał swoje podstawowe zadania, musi on być prawidłowo zaprojektowany, przy użyciu wielu mechanizmów, w jakie jest wyposażony moduł „Dokumenty”. Wykorzystanie dobrze zaprojektowanego obiegu dokumentów procentuje zadowoleniem osób korzystających z takiego rozwiązania.

Zapraszamy również do zapoznania się z innymi modułami DEDYKOWANYMI

Zaobserwowaliśmy, że na przestrzeni kilku lat w przedsiębiorstwach i organizacjach wzrosła ilość zasobów, które pracownicy mogą wypożyczać i rezerwować. Niestety jest to pole, na którym narastały konflikty wynikające z chęci jednoczesnej rezerwacji sal konferencyjnych albo innych zasobów firmowych. Brak możliwości zarezerwowania sali lub innego zasobu nie rzadko powodował konieczność odwołania ważnego spotkania. Taka sytuacja wynika z faktu braku odpowiedniego systemu, który byłby w stanie zarządzać tymi zasobami, jak i również całym procesem ich rezerwacji.

Wychodząc naprzeciw tym zapotrzebowanio, firma RSI zaprojektowała moduł do zarządzania rezerwacjami zasobami firmowymi. System taki, jaki firma RSI ma w swojej ofercie powstał w wyniki analizy potrzeb rynku.

Cały proces rezerwacji zasobów, czy też grupy zasobów opiera się na prostym modelu rezerwacji. Przejrzysty i intuicyjny kreator rezerwacji zasobu umożliwia pełną obsługę procesu z poziomu modułu. Daje również pełną i czytelną informację o zajętości rezerwowanego zasobów lub grupy zasobów firmowych. Zasoby firmowe, które wyznaczeni pracownicy firmy mogą rezerwować wprowadzane są do modułu przez jego administratora.

Moduł pozwala:

• Rezerwować zasoby firmowe (sale konferencyjne, rzutniki, laptopy, samochody, prasa, książki, materiały szkoleniowe, inne)
• Dodawać rezerwacje grupowe (kilku zasobów jednocześnie)
• Dodawać rezerwacje cykliczne (powtarzanie codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok, w wybrane daty)
• Tworzyć kartę zasobu, w której znajdują się pełne informacje o zasobie, z możliwością dodania załącznika, np. z instrukcją obsługi
• Prezentować rozkład rezerwacji w widoku dziennym, tygodniowym i miesięcznym
• Grupować zasoby firmowe w kategorie
• Łatwo odnajdywać interesujące zasoby albo rezerwacje poprzez wbudowany zestaw filtrów
• Unikać konfliktów w pracy wynikających z równoczesnej rezerwacji jednego zasobu

W ramach przygotowywanego przez firmę RSI opracowania dotyczącego stanu komunikacji wewnętrznej w polskich firmach, ze szczególnym uwzględnieniem nowych trendów (Social Intranet, Enterprise 2.0), w czerwcu i lipcu bieżącego roku rozesłaliśmy do ponad 400 firm ankietę, której wyniki będą jednym z elementów przygotowywanego opracowania.

Dziś czas na pierwszą część podsumowania – prezentacja wyników ankiety.

I Wielkość firmy
27 % firm zatrudniających od 1 do 10 pracowników
29 % firm zatrudniających od 11 do 50 pracowników
44 % firm zatrudniających powyżej 51 pracowników

Z czego:
62% firm posiada własny dział IT lub zatrudnia osobę odpowiadającą za sprawy informatyczne (dotyczy to głownie większych, zatrudniających powyżej 50 pracowników firm)

Jakie narzędzia komunikacji wewnętrznej firmy wykorzystują w swojej działalności (można było zaznaczyć więcej niż jedną odpowiedź):

• 95% kontakt osobisty
• 100% telefon
• 100% e-mail
• 30% rozwiązania intranetowe
• 12% komunikator

Odpowiedź „rozwiązania intranetowe” wskazywały głownie większe (powyżej 50 pracowników) firmy i były to głównie rozwiązania bazujące na Microsoft Sharepoint (najwięcej odpowiedzi). Niewielki odsetek to rozwiązania własne lub dedykowane.

W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „komunikator” pojawiały się najczęściej nazwy „Gadu Gadu” „Skype” inne. Czy pracownicy firmy wykorzystują do celów służbowych narzędzia społecznościowe lub do pracy grupowej? Ponad 62% firm odpowiedziało pozytywnie na to pytanie (pozostałe firmy zaznaczyły, że 'nie mają potrzeby korzystania z takich narzędzi’), jednakże udzielone odpowiedzi wskazywały na to, że do 'narzędzi społecznościowych’ zaliczono takie serwisy jak Facebook czy też linkedIn, które raczej trudno byłoby zaliczyć do 'narzędzi komunikacji wewnętrznej’.

Dla porządku zaprezentujmy jednak te odpowiedzi:

• 16% firm używa narzędzi typu Wiki
• 12% firm używa serwisu Twitter
• 32% firm używa serwisu Facebook
• 12% firm używa rozwiązań dedykowanych (lub opartych na Microsoft Sharepoint)
• 8% firm używa serwisu linkedIn
• 7% firm używa serwisu Blip
• 8% firm podało jako odpowiedź 'blogi’

W odpowiedziach pojawiały się też pojedyncze odpowiedzi: Google Docs, Profeo, Xing

Jaki model zakupu oprogramowania jest z punktu widzenia firmy najkorzystniejszy?

• 42% firm preferuje niewielką, comiesięczną opłatę abonamentową uzależnioną od liczby stanowisk
• 58% woli zakup jednorazowej bezterminowej licencji i instalację na własnym serwerze

Należy zaznaczyć, że drugą odpowiedź w przeważającej większości wybierały większe, zatrudniające powyżej 50 pracowników firmy z własnym działem IT.

Jakiego rodzaju problemy napotykają firmy z użytkowaniem oprogramowania w firmie (można było zaznaczyć więcej niż jedną odpowiedź):

• 44% firm wskazało 'brak właściwego wsparcia ze strony producenta/dostawcy’
• 12% firm wskazało 'problemy z obsługą wynikające ze skomplikowanego działania oprogramowania’
• 23% firm wskazało 'niedostosowanie programów do specyfiki działania firmy’
• 16% firm nie napotyka żadnych problemów z użytkowanym oprogramowaniem

Niektóre odpowiedzi wskazywały na „błędy techniczne w działaniu oprogramowania”.

W ramach przygotowywanego przez firmę RSI opracowania dotyczącego stanu komunikacji wewnętrznej w polskich firmach, ze szczególnym uwzględnieniem nowych trendów (Social Intranet, Enterprise 2.0), niniejszym prezentujemy drugą część raportu.

Wnioski:

Z badania jednoznacznie wynika, że polskie firmy najczęściej do komunikacji wewnętrznej wykorzystują w dalszym ciągu głównie narzędzia tradycyjne (telefon) oraz narzędzia elektroniczne o stosunkowo długiej tradycji (e-mail).

Wprawdzie 30% firm zadeklarowało korzystanie z rozwiązań intranetowych ale gdyby rozbić te wyniki w zależności od wielkości firmy okazałoby się, że w mniejszych firmach system intranetowy to rzadkość. Dlaczego? Odpowiedź wydaje się prosta – główną barierą jest cena systemu intranetowego, od kikunastu-kilkudziesięciu tysięcy złotych za systemy dedykowane lub gotowe systemy modułowe takie jak – disclaimer – oferowany przez naszą firmę Intranet by Webbox do kilkuset tysięcy złotych za wdrożenia Microsoft Sharepoint. Dodatkowo taki system najczęściej wymaga obsługi i serwisu (co najczęściej związane jest z koniecznością utrzymywania własnego działu IT lub wykupienia odpowiedniej usługi) oraz szkoleń i supportu.

Zresztą sama konstrukcja tych systemów (o charakterze „portalowym”) i oferowane przez nie funkcjonalności predestynują je do zastosowań raczej w większych firmach i organizacjach.

Z analizy odpowiedzi na pytania otwarte wynika, że mniejsze firmy próbują adoptować gotowe zagraniczne systemy do pracy grupowej lub CRM (np. Office Medium czy Salesforce), które oferują pewne funkcje spotykane w intranetach i próbują wykorzystywać je jako substytut intranetu.

Niestety, w praktyce okazało się, że nie ma to większego sensu i napotyka wiele problemów (co też znalazło odzwierciedlenie w wynikach ankiety). Podkreślmy, że nie są to systemy czysto intranetowe czy rozwiązania dedykowane do komunikacji wewnętrznej.

Ponadto należy wskazać, że systemy te nie są kompletnie przystosowane do polskich realiów: brak polskich wersji językowych, brak jakiegokolwiek supportu świadczonego w języku polskim (a okazuje się, że dla wielu firm jest to istotnym czynnikiem) i niewygodny model płatności/rozliczeń (np. problem z fakturami VAT).

Jeszcze gorzej sytuacja ma się w przypadku rozwiązań innych niż intranet czy wewnętrzny portal firmowy. Tylko 12% firm zadeklarowało korzystanie z rozwiązania komunikatora/instant messaging. Wydaje się to bardzo niskim wynikiem. Dla porównania, w przypadku zagranicznych firm (np. według badania Intranet 2.0 Global Survey 2010) procent ten jest wielokrotnie wyższy (prawie 50% firm i organizacji korzysta z takich rozwiązań).

Wiele firm deklarowało biznesowe wykorzystanie popularnych komunikatorów w ogólnodostępnej wersji darmowej. Tylko dwie firmy zadeklarowały użycie profesjonalnego narzędzia (Office Communicator), dwie kolejne wykorzystywały własne opracowania komunikatora.

W przypadku pytania o narzędzia społecznościowe i narzędzia do pracy grupowej sytuacja była podobna jak w przypadku komunikatora. Mimo, że ponad 60% firm zadeklarowało wykorzystywanie takich narzędzi, w praktyce okazało się, że „społecznościowych firmowych narzędzi komunikacyjnych” firmy zaliczały np. serwisy Facebook, LinkedIn. Oczywiście nie negujemy możliwości wykorzystania takich narzędzi w biznesie ale raczej trudno je zaliczyć do grupy narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Podobnie jest w przypadku serwisów Twitter czy Blip, które trudno by było zaadoptować na potrzeby komunikacji wewnętrznej w firmie.

Pozostaje więc uwzględnić odpowiedzi dotyczące narzędzi typu Wiki (16%) , wewnętrzne blogi firmowe (8%) oraz rozwiązania dedykowane/oparte na Microsoft Sharepoint (8%), czyli rzeczywista, według naszej oceny, liczba korzystających z takich narzędzi firm to realnie ok. 12-14%.

To znowu bardzo niewiele, zwłaszcza, jeśli zestawimy to z cytowanym już wcześniej badaniem z rynków zagranicznych.

Żadna z badanych firm nie wykorzystuje dedykowanych platform komunikator/mikroblog takich jak Yammer czy SocialCast. Tu przyczyny należałoby szukać również, jak w przypadku opisanym powyżej: brak polskiej wersji językowej narzędzi oraz brak supportu w Polsce. Należy zwrócić także uwagę na problem z adaptacją takich platform w realnych warunkach konkretnej firmy (na przykład brak możliwości stworzenia bardziej złożonej niż 'peer to peer’ struktury organizacyjnej). Platformy takie nie oferują najczęściej ponadto zbyt rozbudowanych funkcji intranetowych i są stosowane w zasadzie wyłącznie do komunikacji w czasie rzeczywistym lub prowadzenia 'mikrobloga’ firmowego.

Jak więc wyglądają perspektywy zmian w przypadku intranetu i adaptacji nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych w firmach w Polsce w świetle trendów międzynarodowych (Raport Nielsen Norman Group: Enterprise 2.0: Social Software on Intranets)?

W przypadku większych firm, posiadających już rozwiązania intranetowe należy się spodziewać uzupełnienia tych systemów o elementy „Social Internet” (activity streams, microblogging, wiki). Oczywiście integracja nowych rozwiązań z istniejącymi systemami będzie wymagała czasu (i sporych nakładów) ale wydaje się, że jest to proces nieodwracalny. Pamiętajmy, że użytkownicy systemów biznesowych na co dzień stykają się również przecież z „niebiznesowym” internetem, gdzie rozwiązania społecznościowe stają się coraz bardziej dominujące. Użytkownik „w cywilu” korzystający z Facebooka czy Twittera będzie oczekiwał wkrótce, że jego wykorzystywany w biznesie/organizacji system będzie oparty na podobnej filozofii (Whitepaper: Accelerating Business Performance oraz artykuł J.T. Smith 'Portals are Dead’).

Ważniejszy jednakże wydaje się być trend dotyczący firm, które nie wdrożyły jeszcze dotąd systemu intranetowego (lub innego systemu do komunikacji wewnętrznej). Z analizy wyników naszego badania wynika, że małe i średnie polskie firmy w coraz większym stopniu dostrzegają potrzebę stosowania nowoczesnych narzędzi do komunikacji wewnętrznej takich jak intranet czy komunikatory i próbuję tę potrzebę zaspokoić, niestety rzadko (co miało odzwierciedlenie w komentarzach) w sposób skuteczny.

Wydaje się, że główną barierą jest … brak takich narzędzi, dostosowanych do realiów w jakich działają zwłaszcza małe i średnie firmy. Kilku, czy kilkunastoosobowa firma nie wykorzysta nawet części potencjału takiego systemu jak Intranet by Webbox, o kosztach nie wspominając. A próby adaptacji aplikacji niedostosowanych do tego celu (lub do polskiego rynku) narzędzi lub stosowanie nieprzeznaczonych do celów biznesowych rozwiązań kończą się w najlepszym wypadku frustracją i zniechęceniem. W najlepszym, bo o innych konsekwencjach typu korzystanie z „otwartego”, publicznego serwera czy utrata danych lepiej nawet nie myśleć…

O ile ofert aplikacji do edycji dokumentów, zarządzania projektami, pracy grupowej, prostych systemów CRM czy też wiki wybór jest stosunkowo duży, to w przypadku systemów intranetowych w przypadku oferty dla MSP niewątpliwie mamy do czynienia z luką.

W przypadku pytania o model zakupu oprogramowania ponad 60% firm zadeklarowało chęć zakupu jednorazowej bezterminowej licencji i instalacji na własnym serwerze.

Gdyby jednak przeanalizować tę wielkość uwzględniając wielkość firmy taki wynik wydaje się oczywisty. Praktycznie wszystkie firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników mają dedykowany zespół IT, dla którego instalacja i utrzymanie oprogramowania nie jest problemem, stąd większość tych firm zaznaczyła właśnie tę opcję.

W przypadku mniejszych firm zdecydowanie przeważała „niewielka opłata miesięczna związaną z liczbą stanowisk”, czyli najczęściej stosowany model rozliczeń w przypadku aplikacji Saas. Koszt nie jest tu jedynym czynnikiem. W przypadku Saas mała firma nie musi martwić się problemami związanymi ze skalowaniem aplikacji (w razie potrzeby), backupami, bezpieczeństwem czy też instalacją poprawek i patchy. Ponadto w cenie abonamentu zawarte są zazwyczaj wszystkie koszty aktualizacji (które oczywiście również są przeprowadzane w sposób „bezbolesny” dla klienta).

„…Czy Twój klient i użytkownik serwisu www potrzebuje spersonalizowanego kontaktu z pracownikiem firmy – ekspertem, któremu powierzy swoje potrzeby, wyjaśni wątpliwości?”

Doświadczenie RSI i firm badających rynek internetowy wskazuje, że jedną z najważniejszych cech Internetu jest możliwość dwustronnej komunikacji z klientem (petentem) poprzez serwis www. Większość istniejących dzisiaj serwisów www nie wykorzystuje tej właściwości, sprowadzając ofertę firmy do biernych opisów ewentualnie udostępniając formularz, który przesyła wszystkie zapytania klientów na jedną skrzynkę e-mail, nie dając wiedzy o statusie procesu udzielenia odpowiedzi.

Użytkownik Internetu, a tym samym potencjalny Państwa klient po zapoznaniu się z serwisem www często ma potrzebę uzupełnienia swojej wiedzy lub rozwiania wątpliwości. Internauta chce być przekonany, że za pięknym graficznie serwisem www prezentującym firmę stoi żywa organizacja władna reagować na jego oczekiwania i bieżące potrzeby. Istotne jest, aby kontakt był szybki i rzeczowo korespondujący z zapytaniem i potrzebą klienta.

Aby właściwie odpowiadać na pytania internautów, należy posiadać sprawne mechanizmy monitoringu zarówno samych zapytań (i ich treści), jak też statusu realizacji odpowiedzi. Idealnym stanem będzie taki, w którym obsługa takiego systemu będzie prosta i nie będzie generować dodatkowych kosztów (stanowisk, urządzeń, innych).

Dlatego zaprojektowaliśmy i z przyjemnością prezentujemy Państwu system EXPERT by webBOX – Pierwsze polskie profesjonalne narzędzie marketingowe do obsługi zapytań składanych przez stronę www bez konieczności przebudowy istniejącej już strony.

We współpracy z firmą P2Ware, polskim producentem oprogramowania do zarządzania projektami, programami i portfelami projektów, odbyły się warsztaty, w ramach których uczestnicy mogli zapoznać się z tematyką praktycznego wykorzystania narzędzi informatycznych do zarządzania projektami.

Zestaw prezentowanych rozwiązań skierowany był do firm i organizacji różnych branż gospodarki z sektora MiŚP, jak i również jednostek budżetowych administracji publicznej.

Uczestnikom warsztatów została przekazana praktyczna wiedza, w jaki sposób wykorzystać aplikacje P2ware Project Manager oraz P2ware Project Team Server aby zaprojektować funkcjonalność „szytą na miarę”, która pozwoli na pełne i kompleksowe zarządzanie projektami.